|
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเลขานุการ
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเลขานุการ
งานเลขานุการเป็นงานที่มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในทุก ๆ หน่วยงาน เพราะจะทำให้งานในสำนักงานสามารถดำเนินการไปด้วย เรียบร้อย รวดเร็ว เลขานุการเปรียบเสมือนฟันเฟืองแห่งเครื่องจักรที่จะทำให้งานขององค์กรนั้น ๆ สามารถดำเนินไปได้ด้วยดี ในองค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีบุคลากรย่างน้อยหนึ่งคน
ทำหน้าที่เลขานุการ เพื่อแบ่งเบาภารกิจของผู้บริหารหรือเป็นผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา เป็นศูนย์รวมงานขององค์กรเป็นผู้เชื่อมโยงให้กับผู้บริหาร กับผู้ใต้บังคับบัญชาและบุคคลภายนอกองค์กร
ความหมายและบทบาทหน้าที่ของเลขานุการ
คำว่า “เลขานุการ” เป็นคำสนธิ มาจากคำว่า เลขา สนธิกับ อนุการ ดังนั้น “เลขา + อนุการรวมเป็นเลขานุการ”
ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 “เลขา” แปลว่า ลายรอยเขียน ตัวอักษรการเขียนการเขียนส่วนคำว่า “อนุการ” แปลว่าการทำตาม การเอาอย่างรวมกันแล้วคำว่า “เลขานุการ” มีความหมายว่าผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตามที่ผู้ใหญ่สั่ง
จากคำจำกัดความของนักวิชาการและพจนานุกรมสามารถขยายคำจำกัดความของคำว่า “ เลขานุการ ”ได้ดังนี้ “เลขานุการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร เป็นผู้มีความรู้ความสามารถในทักษะทุกเรื่องของสำนักงาน มีความรับผิดชอบในงานที่ทำอยู่ โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรือสั่งการ ทั้งยังสามารถใช้ความคิดเรื่องพิจารณาตัดสินใจในขอบเขตแห่งอำนาจที่ได้รับมอบหมายทันที”
คำว่า เลขานุการ ตรงกับคำในภาษาอังกฤษ “SECRETARY” ซึ่งมาจากภาษาลาตินว่า “SECRETUM”แปลว่า “ลับ” หรือ SECRET ดังนั้น “SECRETARY” จึงแปลว่าผู้รู้ความลับ ดังนั้น ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการ คือ ผู้รู้ความลับต้องเป็นผู้ได้รับความไว้วางใจเก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและขององค์กรด้วย
คำว่า SECRETARY เป็นคำที่มีอักษร 9 ตัว มีความหมายตามตัวพยัญชนะดังนี้
1. S = SENSE คือ ความมีสามัญสำนึก รู้จักรับผิดชอบว่าสิ่งใดควรทำและไม่ควรทำมีการตัดสินใจอย่างเด็ดขาด ทั้งไม่เป็นผู้ที่ทำงานโดยปราศจากความยั้งคิด
2 E = EFFICIENCY คือ ความสามารถในการปฏิบัติงานในหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพและจะแสดงให้เห็นถึงสมรรถภาพของงานด้วย
3. C = COURAGE คือ ความมุมานะ ความกล้า และกล้าที่จะทำงานโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความผิดซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจของบุคคลนั้น แล้วงานก็จะสำเร็จสมความมุ่งหมาย
4 R = RESPONSIBILITY คือ ความรับผิดชอบในการทำงาน กล่าวคือ ต้องเป็นผู้ที่ทำงานนั้น ๆเอง และต้องรับผิดชอบด้วย
5 E = ENERGY คือ การมีกำลังใจและสุขภาพดีในการทำงาน โดยธรรมดาของการทำงานแล้วอาจต้องเหน็ดเหนื่อยบ้าง แต่เลขานุการต้องรู้จักการผ่อนสั้น ผ่อนยาวในการทำงาน รู้จักแบ่งเวลาทำงานให้ถูกต้องเพื่อร่างกายจะได้รับการพักผ่อนบ้างตามความเหมาะสม
6 T = TECHNIQUE คือ การมีเทคนิคในการทำงาน รู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม ซึ่งเทคนิคนั้นเป็นของแต่ละบุคคล แต่อาจเลียนแบบจากผู้อื่นได้และพัฒนาให้ดีขึ้น ดังนั้น เทคนิคจึงเป็นเรื่องที่บอกหรือสอนกันไม่ได้
7 A = ACTIVE คือ ความว่องไว ไม่เฉื่อยชา การตื่นตัว เลขานุการทุกคนต้องมีความตื่นตัวและกระตือรือร้นอยู่เสมอ แม้ว่างานที่ทำจะมีมากหรือเหน็ดเหนื่อยแค่ไหนก็ตาม
8 R = RICH คือ ความเป็นผู้มีศีลธรรม มีความสมบูรณ์ในด้านจิตใจ มิได้หมายถึงความร่ำรวยแต่อย่างใด หากเลขานุการมีคุณธรรมที่ดีก็จะนำความเจริญมาสู่ตัวเลขานุการและองค์การที่ทำงานอยู่
9. Y = YOUTH คือ อยู่ในวัยหนุ่มวัยสาว เพราะงานของเลขานุการนั้นจะต้องติดต่อกับคนทั่ว ๆ ไป
หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆ ไป สรุปได้ดังนี้
1. ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าและจดหมายออก
2. จดชวเลขการสั่งงานและถอดข้อความจากชวเลขได้รวดเร็วและถูกต้อง
3. เขียนจดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ที่สำคัญ ตลอดจนรู้และสามารถ
อัดสำเนาเอกสารได้
4. รวบรวมเอกสารข้อมูล เพื่อเตรียมเขียนรายงานและร่างสุนทรพจน์ พิมพ์ร่าง
เอกสารที่จะนำไปพิมพ์โฆษณา
5. โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์
6. ต้อนรับผู้ที่มาติดต่อและจัดการนัดหมายให้นายจ้าง
7. ช่วยจัดการเกี่ยวกับการประชุม
8. จัดทำบันทึก รายงาน ร่างเอกสารต่าง ๆ ทำสถิติ แผนงาน แผนภาพ ตลอดจน
สามารถวางรูปแบบพิมพ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน
9. เขียนและส่งโทรสารบางโอกาส
10. เก็บและรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ
11. ช่วยวางระเบียบต่าง ๆ และตรวจตราความเรียบร้อยของงานแทนนายจ้าง
12. จัดหาหนังสืออุเทศต่าง ๆ ที่จำเป็น
13. จัดการชำระค่าเช่า ค่าประกันภัย และค่าภาษีต่าง ๆ
14. จัดการบัญชีการเงินของสำนักงาน ติดต่อธนาคาร บริษัทประกันภัย จ่ายเงินเดือนพนักงาน
15. ควบคุมเสมียนพนักงานและประสานงาน โดยรับคำสั่งจากนายจ้างมาแจ้งแก่คนงานและนำเสนอความคิดเห็นของคนงานมายังนายจ้าง
16. เสนอหนังสือและส่งหนังสือที่สั่งการแล้วไปยังแผนกต่าง ๆ
17. ช่วยผู้บังคับบัญชาปรับปรุงภาระการทำงาน และดูแลความสะอาดเรียบร้อยของสำนักงาน
18. จัดซื้อเครื่องทุ่นแรง อุปกรณ์สำนักงาน ตลอดจนเครื่องเขียนและวัดสุที่จำเป็น
19. งานด้านคอมพิวเตอร์ ต้องดูแลการวางระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานด้านเอกสาร
สามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ทั้งการเก็บข้อมูลและจัดทำสถิติได้ด้วย
บทบาทหน้าที่ของเลขานุการในส่วนที่สำนักงานเลขานุการกรมรับผิดชอบ
ตามกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการกรมส่งเสริมการเกษตร พ.ศ. 2545 ได้กำหนดให้สำนักงานเลขานุการกรม มีอำนาจหน้าที่ดำเนินการเกี่ยวกับงานช่วยอำนวยการและงานเลขานุการของกรม โดยมีฝ่ายช่วยอำนวยการและประสานราชการเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่ความรับผิดชอบควบคุมดูแลงานเลขานุการของนักบริหาร และเจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบปฏิบัติงานในฐานะเลขานุการผู้บริหาร คือ “เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป”
บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป ตามโครงสร้างอัตรากำลังของกรมส่งเสริมการเกษตรกำหนดใช้ ดังนี้
“ เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการศึกษา วิเคราะห์ เพื่อจัดวางระบบประสานระหว่างราชการบริหารส่วนกลางกับสำนักส่งเสริและพัฒนาการเกษตรเขต และหน่วยงานของกรมส่งเสริมการเกษตรในส่วนภูมิภาค การกำหนดแนวทางและการจัดทำแผนการจัดสรร บริหารจัดการด้านงบดำเนินงานและโครงสร้างทางกายภาพของสำนักส่งเสริมและพัฒนาการเกษตรเขต สำนักงานเกษตรจังหวัด และสำนักงานเกษตรอำเภอ ดำเนินการเกี่ยวกับงานช่วยอำนวยการ ตลอดจนปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหารของกรมส่งเสริมการเกษตร และปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย”
ดังนั้น จะเห็นได้ว่ากรมส่งเสริมการเกษตรได้ให้ความสำคัญต่องานเลขานุการผู้บริหาร จึงได้กำหนดให้เป็นงานหนึ่งในบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของสำนักงานเลขานุการกรม ฝ่ายช่วยอำนวยการและประสานราชการ โดยอัตรากำลังที่กำหนดไว้เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป 1 คน ต่อผู้บริหารกรมฯ 1 คนซึ่งอัตรากำลังที่กำหนดไว้นี้ ในความเป็นจริงการปฏิบัติงานให้เป็นไปบทบาทหน้าที่เลขานุการที่ดี เป็นสิ่งที่เป็นไปไม่ได้เลย เพราะลักษณะงานในหน้าที่ความรับผิดชอบเกินกว่าอัตรากำลังเจ้าหน้าที่เพียง 1 คนจะแบกรับภาระ ดังนั้น ในทางปฏิบัติผู้บริหารจะมีการขอยืมอัตรากำลังเจ้าหน้าที่ตำแหน่งอื่น ๆ มาช่วยปฏิบัติงานเป็นทีมเลขานุการผู้บริหารโดยตลอด ซึ่งลักษณะการขอยืมอัตรากำลังเจ้าหน้าที่มาช่วยปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหารนี้ บางครั้งสำนักงานเลขานุการไม่สามารถควบคุมบังคับบัญชาได้ ฉะนั้น องค์ความรู้เรื่อง “การพัฒนาบทบาทหน้าที่ของเลขานุการผู้บริหาร : บุคลิกภาพและการมีมนุษยสัมพันธ์ของเลขานุการผู้บริหาร” ที่สำนักงานเลขานุการได้จัดทำขึ้นนี้ จะนำไปเป็นเครื่องมือในการผลักดันพัฒนาบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้บริหารในส่วนที่เป็นอัตรากำลัง สังกัดสำนักงานเลขานุการกรมโดยตรงต่อไป แต่สำหรับเจ้าหน้าที่ ซึ่งเป็นอัตรากำลังในส่วนที่ขอยืมจากหน่วยงานอื่นนั้น ทางผู้ที่มีปฏิสัมพันธ์ด้วยคงจะต้องช่วยผลักดันให้เจ้าหน้าที่เหล่านี้นำองค์ความรู้ที่ได้จัดทำขึ้นนี้ไปปฏิบัติต่อไปด้วย
บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้บริหารกรมส่งเสริมการเกษตร มีดังนี้
· ด้านงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และระเบียบงานสารบรรณ
1. การรับหนังสือ จะดำเนินการลงรับหนังสือด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ และลงรับด้วยสมุดทันที ที่ก่อนจะเสนอหนังสือเข้าแฟ้มผู้บริหารต่อไป
2. การส่งหนังสือ จะดำเนินการส่งหนังสือกลับคืน กอง / สำนัก ตามที่มาของหนังสือ และตามคำสั่งการของผู้บริหาร
3. การค้นหาติดตามหนังสือ จะดำเนินการติดตามเรื่องให้จากเลขที่หนังสือการลงวันที่ ชื่อเรื่องให้กับผู้มาติดตามเรื่อง
4. สร้างหนังสือภายในที่ผู้บริหารลงนาม จะสร้างหนังสือโดยออกเลขตามที่สำนักงานเลขานุการกรมกำหนด ซึ่งเป็นเลขที่หนังสือเฉพาะประจำห้องผู้บริหารแต่ละท่าน
5. พิมพ์หนังสือราชการตามระเบียบงานสารบรรณ จะพิมพ์หนังสือราชการโดยมีเนื้อหาตามผู้บริหารต้องการ และมีรูปแบบตามระเบียบงานสารบรรณ
6. เสนอหนังสือแก่ผู้บริหารตามลำดับของคำสั่งกรมฯ จะดำเนินการเสนอแฟ้มแก่ผู้บริหารตามลำดับตามคำสั่งมอบอำนาจให้รองอธิบดีปฏิบัติราชการแทนกรณีที่ผู้บริหารไม่อยู่ปฏิบัติราชการหรือไปราชการ
· ด้านการนัดหมาย ประชุมและการบันทึกแผนการปฏิบัติราชการ
1. ลงแผนปฏิบัติงานในระบบแผนการปฏิบัติงานของผู้บริหาร (Manager Planning System = MPS) จะบันทึกข้อมูลการนัดหมาย การประชุมลงในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ระบบ MPS ให้เป็นข้อมูลปัจจุบันอยู่เสมอ
2. อำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่มาติดต่อนัดหมายผู้บริหาร จะแจ้งรายละเอียด วัน เวลา ที่ผู้บริหารสะดวกในการนัดหมายประชุมให้กับผู้มาติดต่อ
3. เก็บรวบรวมการปฏิบัติราชการของผู้บริหาร จะดำเนินการรวบรวมการปฏิบัติราชการของผู้บริหารเพื่อเป็นข้อมูลในการตรวจสอบย้อนหลัง
4. จัดเตรียมเอกสารประชุม และรายละเอียดทั่วไปที่เกี่ยวข้องให้กับผู้บริหาร จะดำเนินการติดต่อประสานงานจากหน่วยงานเจ้าของเรื่องเพื่อเป็นข้อมูลในการประชุมให้กับผู้บริหาร
· ด้านงานจัดเก็บเอกสาร
1. จัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ และตามลำดับความสำคัญของการใช้งาน จะดำเนินการแยกเอกสารเพื่อความสะดวกในการค้นหาและเรียกใช้งานเมื่อต้องการค้นหาในภายหลัง
· ด้านการจัดเตรียมเครื่องใช้สำนักงาน
1. จัดเตรียมความพร้อมของเครื่องใช้สำนักงาน จะดำเนินการตรวจดูความพร้อมของอุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงานเป็นประจำเพื่อให้เกิดความสะดวกในการทำงาน
2. ตรวจสอบและดูแลรักษาเครื่องใช้สำนักงาน จะดำเนินการตรวจสอบอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานหากพบว่าเกิดมีอุปกรณ์ไม่เพียงพอกับความต้องการในการใช้งาน หรือเกิดความบกพร่องกับเครื่องใช้สำนักงานก็จะแจ้งผู้เกี่ยวข้องดำเนินการแก้ไขต่อไป
· ด้านจัดเตรียมเอกสารประกอบการเบิกค่าใช้จ่าย
00544 โดย 2010-09-21 23:32:29 v : 13173
|
.jpg)
