|
บุคลิกภาพและการมีมนุษยสัมพันธ์ของเลขานุการผู้บริหาร
องค์ความรู้ในเรื่องบุคลิกภาพและการมีมนุษยสัมพันธ์ของเลขานุการผู้บริหาร
1. การแต่งกาย
เลขานุการผู้บริหารจะต้องแต่งกายให้มีความเหมาะสม สะอาด สุภาพ เรียบร้อย และถูกกาลเทศะโดยคำนึงว่าเลขานุการผู้บริหารจะต้องพบปะบุคคลทั้งภายในและภายนอกกรมส่งเสริมการเกษตรไม่ควรสวมกางเกง รองเท้าแตะ ไม่ควรนุ่งสั้น ควรแต่งกายรัดกุม คล่องตัว ทะมัดทะแมง แต่งกายให้พร้อมตั้งแต่ออกจากบ้าน
การแต่งกายของเลขานุการควรตระหนักว่าเลขานุการเป็นเสมือนหน้าตาของผู้บริหาร เป็นภาพรวมของกรมซึ่งจะต้องสร้างความประทับใจ การแต่งกายที่ดีต้องอาศัยเป็นคนช่างสังเกตมีความสนใจและเอาใจใส่ศึกษาเกี่ยวกับหลักการแต่งกายที่ดีโดยเฉพาะซึ่งขึ้นอยู่กับรูปร่างหน้าตา ท่าทาง อิริยาบถเป็นสำคัญ ตลอดจนเรื่องสีของผิว
มีหลักเกณฑ์โดยทั่ว ๆ ไป ดังนี้
1) เสื้อผ้า ควรอยู่ในสมัยนิยม คำนึงถึงประเพณีนิยมและมีความพอดี รู้จักเลือกสีให้เหมาะกับผิวและรูปร่าง เช่น ถ้าร่างใหญ่ ควรสวมเสื้อสีเข้ม และใช้เส้นตรงตามยาว ถ้ามีลำคอยาว ควรใส่เสื้อมีปกหุ้มคอหรือใช้เครื่องประดับชิดรอบคอ เพราะจะทำให้ดูคอสั้นเข้า ถ้ามีลำคอสั้น ควรใส่เสื้อหรือใช้เครื่องประดับที่มีลักษณะเป็นรูปตัว V
ส่วนการเลือกสี ควรให้เหมาะสมกับลักษณะของตน คำนึงถึงสีผิว เช่น คนขาวควรใช้
สีอ่อน ๆ คนผิวคล้ำหรือดำควรใช้สีเข้ม จะทำให้ดูตัวเล็กลง เส้นขวางจะทำให้แลดูเตี้ย เส้นเฉียงหรือเส้นโค้งทำให้แลดูมีชีวิตชีวา
2) การเลือกกระเป๋าถือและรองเท้า ควรเลือกให้เหมาะกับตนเอง และเลือกใช้หนังสือที่มีคุณภาพดี เพราะการเลือกใช้ของดีเป็นการเสริมสร้างบุคลิกลักษณะที่ดีและควรให้กระเป๋าถือกับรองเท้าเข้าชุดกันด้วย ต้องหมั่นดูแลให้สะอาดและเรียบร้อย
3) หลักการแต่งหน้าที่ดี แต่งแต่พองามไม่ฉูดฉาด บาดตามากเกินไปหรือตามแฟชั่นมากเกินไปอย่าลืมว่า “ผู้ที่แต่งหน้ามากเกินไป นั้นแสดงว่าเป็นผู้ที่มีข้อบกพร่องมาก และมีส่วนที่จะต้องปิดบังมาก” ดังนั้น ท่านควรแต่งตามธรรมชาติให้แลดูสวยงามยิ่งขึ้นเท่านั้น
4) เล็บและการทาเล็บ เล็บไม่ควรสั้นหรือยาวจนเกินไปแต่งปลายให้มน ๆ พองาม หากทาเล็บควรเลือกสีกลาง ๆ อย่าใช้สีฉูดฉาด บาดตาเกินไป ควรดูแลและเอาใจใส่มือและเล็บให้สะอาดอยู่เสมอ
5) ผม หมั่นสระผมให้สะอาดอยู่เสมอ แปรงหรือหวีให้เรียบร้อย ควรแต่งผมบ่อย ๆ เลือกแบบผมที่รับกับใบหน้า ส่วนสูง และน้ำหนัก ขนาด และรูปร่างช่วงยาว ของลำคอด้วย
6) เครื่องประดับ การแต่งกายที่ดีควรใช้เครื่องประดับเพียงน้อยชิ้น แต่เป็นของดีมีราคาดีกว่าใช้เครื่องประดับมากเกินไป ไม่ควรใช้เครื่องประดับที่แวววาวเกินไป และการใส่ต่างหูไม่เหมาะกับเลขานุการเพราะเป็นอุปสรรคในการรับโทรศัพท์
อนึ่ง เมื่อมีการดูแลในเรื่องของการแต่งกายให้ดีแล้ว สิ่งที่เลขานุการผู้บริหารควรปรับปรุง ฝึกหัดให้ต้องเป็นนิสัยที่ดี คือ การนั่ง การยืน และการเดินที่ดี เพื่อเสริมสร้างบุคลิกภาพที่ดี ดังนี้
การนั่ง
- นั่งตัวตรง หลังพิงพนักเก้าอี้ ยกเว้นบางกรณีต้องไม่นั่งชิดเก้าอี้ เช่น ขณะที่นั่งพูดกับผู้ใหญ่หรือนั่งรับการสัมภาษณ์
- สะโพกชิดริมเก้าอี้ด้านใน ไม่นั่งขอบ ๆ หรือริม ๆ เก้าอี้
- วางท่าให้สง่าผ่าเผย เรียบร้อย แต่ไม่แลดูฝืนธรรมชาติ
- บั้นเอวตั้งตรงเพราะจะเสริมให้ไหล่ตรง อย่านั่งหลังโกง
- ผู้หญิงควรให้เข่าชิดกันเสมอ ผู้ชายนั่งสุภาพไม่ไขว่ห้าง ไม่เหยียดเท้าออกนอกโต๊ะ
ไม่นั่งกระดิกขา
- มือวางช้อนกันอยู่บนตักหรือวางไว้ข้าง ๆ ตัวไม่นั่งเชยคาง ไม่ท้าวคาง
- ไม่ปล่อยตัวนั่งตามสบาย เพราะท่าทางที่ปรากฏจะไม่น่าดูและไม่สุภาพ
- ถ้าโต๊ะห่างเกินไปต้องเลื่อนม้านั่งเข้าหาโต๊ะไม่ใช่ดึงโต๊ะเข้าหาม้านั่ง
- ทุกครั้งที่ลุกจากที่นั่งควรเลื่อนเก้าอี้เข้าเก็บให้เรียบร้อย
- ไม่สอดส่ายสายตาไปมา ไม่แสดงท่าทางลุกลี้ลุกลน
- ไม่นั่งหมุนไปมาหรือหันไปหันมาตลอดเวลาต้องสำรวมกิริยามารยาทให้เรียบร้อย
การยืน
- ลำตัวตั้งตรง เท้าทั้งสอบข้างชิดกันสำหรับสุภาพสตรี และผู้ชายยืนตัวตรงไม่ล้วงกระเป๋า
ไม่ควรยืนพิงฝาหรือพิงเก้าอี้ที่มีผู้อื่นนั่งอยู่
- ให้น้ำหนักอยู่กึ่งกลางลำตัว ไม่เอียงไปข้างใดข้างหนึ่ง
- ยืดอกให้ผึ่งผาย ไหล่ไม่ห่อ ไม่งุ้ม
- ศีรษะตั้งตรง ยกคางนิดหน่อย แต่ไม่มากเกินไป
- สะโพก เอว และช่วงตัวตรง
- ปล่อยแขนทั้ง 2 ข้าง ห้อยขนานกับลำตัวตามสบายไม่กำมือ หรือท้าวสะเอว
- ไม่ยืนคอตก ไม่ท้าวคาง และไม่ยืนขาไขว้กัน
- ไม่ยืนล้วงและแกะเการ่างกาย ไม่ยืนแต่งหน้าหรือหวีผมในที่สาธารณะ
การเดิน
- เดินตัวตรงเป็นไปตามสบาย แต่ท่าทีสง่าผ่าเผยลำคอตั้งตรง
- ก้าวเดินในช่วงระยะการเดิน มีระยะเท่า ๆ กันสม่ำเสมอ
- ทอดหัวเข่าตามสบาย ไม่เกร็งเข่า ควรให้หัวเข่าสัมผัสกันนิดหน่อยจะแลดูสวยงาม
- ปลายเท้าเหยียดตรงไปข้างหน้า ไม่เกินเกะ ๆ กะ ๆ
- การก้าวเท้าขึ้นบันไดควรตั้งลำตัวตรง เวลาก้าวควรจะเฉียงตัวเล็กน้อย
- ถ้าหยุดยืนพยายามให้ส้นเท้าชิดกัน ไหล่และศีรษะตั้งตรง
- แกว่งแขนแต่พองาม ไม่มากเกินไป แต่ไม่ใช่ ไม่แกว่งเลย
- ไม่เดินยักย้ายส่วนสะโพกไปมาจนน่าเกลียด
- ผู้หญิงไม่เดินท่าทางขึงขังแบบผู้ชาย และผู้ชายไม่เดินต้วมเตี้ยมแบบผู้หญิง
2. การวางตัว
เลขานุการผู้บริหารควรมีกริยา วาจาสุภาพ ใช้คำพูดที่เหมาะสม ยิ้มแย้มแจ่มใสให้การต้อนรับแก่ผู้ที่มาติดต่อด้วยกริยามารยาทที่เหมาะสม สุภาพ อ่อนน้อมถ่อมตน เลขานุการจะต้องให้ความเคารพต่อผู้อาวุโส มีสัมมาคารวะ และสามารถเข้ากับผู้ร่วมงานได้ดี ไม่ถือตัว เย่อหยิ่ง วางตัวเป็นกลาง ไม่ใช้อำนาจของผู้บริหารมากล่าวอ้าง ไม่นินทาผู้บริหาร เลขานุการจะต้องรับฟังและแก้ไขปัญหา ไม่ใช้อารมณ์ ในการแก้ไขปัญหา ต้องรู้จักควบคุมอารมณ์โกรธ อารมณ์หงุดหงิดของตนเอง ไม่ให้เกิดผลเสียต่องาน และจะต้องให้ความร่วมมือ จริงใจกับเพื่อนร่วมงาน ให้มีความเป็นมิตรต่อทุกคน เป็นที่รักใคร่ของผู้ที่พบเห็น ลักษณะการวางตัวดังกล่าวเป็นบุคลิกภาพ (Personality) ที่รวมถึงการแสดงออกทั้งทางกาย วาจา กริยาท่าทาง สติปัญญา อารมณ์ นิสัยใจคอ ความสามารถและพฤติกรรมส่วนตัวอื่น ๆ ทุกอย่างที่เป็นลักษณะเฉพาะตัวของบุคคลนั้น ๆ ซึ่งทำให้แต่ละบุคคลมีพฤติกรรมที่แตกต่างจากคนอื่น คนที่มีบุคลิกภาพดีย่อมเป็นที่ชื่นชอบของผู้ที่ได้พบเห็น เป็นคนที่ใคร ๆ ก็อยากรู้จักคบค้าสมาคมด้วย
บุคลิกภาพของคนเราแต่ละคน เป็นสิ่งที่หลอมตัวสะสมเพิ่มขึ้นตามกาลเวลาที่ผ่านไปตามอายุขัย ตามวัยของแต่ละคนโดยมีปัจจัยแวดล้อมหลาย ๆ ประการ ที่ส่งผลให้บุคลิกภาพของคนเราเปลี่ยนแปลงไปเรื่อย ๆ เป็นพัฒนาการทางบุคลิกภาพ ภายใต้ปัจจัยต่าง ๆ ที่หล่อหลอมให้เกิดบุคลิกภาพในแต่ละบุคคลขึ้นมาในโครงสร้างบุคลิกภาพ 4 ประเภท คือ
- บุคลิกภาพด้านสรีระ เป็นบุคลิกภาพที่แสดงออกทางร่างกายหรือบุคลิกทางกายภาพส่วนใหญ่ได้รับอิทธิพลมาจากพันธุกรรมตั้งแต่กำเนิด
- บุคลิกภาพด้านสติปัญญา หรือบุคลิกภาพทางสมอง ส่วนหนึ่งมาจากพื้นฐานทางพันธุกรรม แต่ส่วนหนึ่งมาจากสภาพสิ่งแวดล้อม คนที่เกิดมาจากพันธุกรรมที่ดี ถ้าได้รับสิ่งแวดล้อมที่ดี เช่น เกิดในครอบครัวที่มีการอบรมเลี้ยงดูที่ดี มีอาหารดี การศึกษาดี ครอบครัวอบอุ่น และสุขภาพจิตดีสิ่งเหล่านี้ล้วนส่งเสริมบุคลิกภาพทางสติปัญญาให้กับคนเราได้
- บุคลิกภาพทางสังคม สภาพแวดล้อมทางสังคมในแต่ละช่วงเวลาของชีวิตที่รายล้อมตัวเราอยู่ไม่ว่าจะเป็นสภาพแวดล้อมภายในครอบครัว ความรัก ความเอาใจ ความอบอุ่นจาการเลี้ยงดูสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ ทางการศึกษา ศาสนา ประเพณีวัฒนธรรม สิ่งเหล่านี้จะมีผลต่อบุคลิกภาพของคนเราในแต่ละสังคม
- บุคลิกภาพด้านอารมณ์ อารมณ์ คือ ความรู้สึกทางใจที่แสดงออกทางกาย เช่น อาการตกใจ ดีใจ กลัว โกรธ ฯลฯ คนที่มีบุคลิกภาพทางอารมณ์ขี้โมโห โกรธง่าย หน้าตาบูดบึ้งย่อมไม่เป็นที่นิยมของคนทั่วไป ดังนั้น จึงควรรู้จักควบคุมอารมณ์โดยการรู้จักฝึกจิตให้เป็นสมาธิหรือการฝึกวิปัสนากรรมฐานซึ่งเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยพัฒนาอารมณ์ของคนเราได้
จากโครงสร้างบุคลิกภาพทั้ง 4 ประการดังกล่าว คนเราสามารถพัฒนาบุคลิกภาพของคนเพื่อนำมาสู่การวางตัวให้เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์ ทั้งในส่วนของการเสริมสวยหน้าตา เสื้อผ้าเครื่องแต่งกาย ท่าทีที่แสดงออก กริยามารยาทการพูดจา การที่เป็นผู้ที่มีบุคลิกภาพที่ดีมีลักษณะดังนี้
- สุขภาพดี ร่างกายแข็งแรง สมบูรณ์
- ลักษณะท่าทางดี สง่างาม กระฉับกระเฉงว่องไว
- ยิ้มเป็น สีหน้ายิ้มแย้มแจ่มใสเป็นนิจ
- อารมณ์ดี มีอารมณ์ขัน อารมณ์มั่นคง
- ความสุขุมรอบคอบ มีเหตุมีผล
- ความอดทนสูง พร้อมเผชิญอุปสรรคต่าง ๆ
- ยิ้มได้เมื่อภัยมา กล้าเผชิญปัญหาและความจริง
- ความเชื่อมั่นในตัวเองสูง ไม่ขี้ขลาด เชื่อมั่นในตัวเองอย่างมั่นคง
- มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี เข้ากับผู้อื่นได้ดี สามารถปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อม
ได้เป็นอย่างดี
- เป็นผู้ที่มองโลกในแง่ดี ไม่อิจฉาตาร้อนผู้อื่น
- มีความซื่อสัตย์สุจริต
- รู้จักกาละเทศะ รู้จักจังหวะ เวลา สถานที่
- ไม่เอาเปรียบผู้อื่น รู้จักช่วยคนที่ควรช่วย
- มีประสบการณ์หลากหลาย ต้องเข้าใจโลก เข้าใจชีวิต
การที่เลขานุการผู้บริหารสามารถพัฒนาตนให้เป็นผู้มีบุคลิกภาพที่ดีดังกล่าวข้างต้นได้ ย่อมนำมาซึ่งการวางตัวในแต่ละสถานการณ์ที่นำมาสู่การยอมรับ การต้อนรับและเป็นที่นิยมชมชอบของทั้งผู้บริหารและบุคคลจากทั้งหน่วยงานภายในและภายนอกกรม
3. ความมีมนุษยสัมพันธ์
เลขานุการผู้บริหารจะต้องมีการปะสานสัมพันธ์กับบุคคลหรือหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกกรมฯค่อนข้างมาก เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมาย ดังนั้น จึงต้องประพฤติตามให้เป็นผู้มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี
00543 โดย 2010-09-21 23:25:08 v : 4580
|
.jpg)
