เคล็ดลับสำหรับผู้บริหาร

ดร.จรวยพร ธรณินทร์

1.ถอดรหัส เรียนลัด ใช้กูรูเป็นครูสอน

ผู้เขียนแนะนำว่าควรหาหนังสือประเภท How To ที่บอกวิธีการบริหารที่จะทำให้ประสบความสำเร็จ หรือเรื่องราวของผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จมาศึกษาว่า เขามีวิธีการทำงานให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร เมื่อมีปัญหาในการทำงานเขามีวิธีคิดและแก้ปัญหานั้นอย่างไรถือว่าเป็นความรู้ให้เราได้เรียนลัด ซึ่งปัจจุบันมีอยู่มากมายทั้งของไทยและต่างประเทศ เพื่อดูว่าเขาเหล่านั้นมีวิธีการบริหารอย่างไรจึงก้าวสู่ดวงดาวได้ แต่ละวิชาชีพก็จะมี “กูรู” ของวิชาชีพนั้นๆ ที่ผ่านการศึกษาค้นคว้ามาอย่างดี และกูรูจะแนะนำแนวทางไว้อย่างละเอียด เหลือเพียงให้เรานำมาประยุกต์ใช้กับงานที่ทำอยู่เท่านั้น

ถ้าเราสามารถหาตัวต้นแบบ จะทำให้เราไม่เสียเวลาว่าจะทำอย่างไร จึงจะสามารถทำได้ดี โดยเราจะได้เห็นจุดดีว่าเขาทำอย่างไรจึงประสบความสำเร็จ และบางจุดที่เขาเหล่านั้นเคยล้มเหลว เราก็จะได้มาคิดหาทางป้องกันไม่ให้พลั้งพลาดซ้ำรอย แต่ต้องไม่ใช่การลอกเลียนแบบ เราจะต้องปรับปรุงสูตรแห่งความสำเร็จเหล่านั้นให้เหมาะกับตัวเอง

2.สร้างผลงาน สร้างโอกาสก่อน จึงชิงชัยเข้าสู่ตำแหน่ง

ข้าราชการจำเป็นต้องสร้างผลงาน จะมารอบุญหล่นทับไม่ได้ ดังคำกล่าวที่ว่า “สงครามสร้างวีรบุรุษ” หากเรามีโอกาสลงสนามจริง เราก็จะมีโอกาสโชว์ผลงาน แต่ถ้าไม่มีโอกาสลงสนาม ก็ไม่มีทางที่จะได้เป็นวีรบุรุษ แต่การสร้างผลงานจะต้องทำสิ่งที่เหมาะกับตำแหน่ง ไม่ใช่เก่งทุกอย่าง ยกเว้นงานในหน้าที่ เช่น เป็นหัวหน้าฝ่ายต้องเขียนโครงการได้ เป็นนักข่าวต้องเขียนข่าวได้ เพราะแต่ละตำแหน่งล้วนมีคำอธิบายภาระหน้าที่ของตัวเอง (Job specification) ซึ่งเราต้องทำให้ดีที่สุด

แต่การก้าวสู่ตำแหน่งได้ ก็เหมือนม้าต้องมีคอก เพราะหากม้าไม่มีเทรนเนอร์ฝึก ไม่มีจ๊อกกี้ขี่ ไม่ได้เข้าซอง ก็ไม่มีวันได้ลงสนาม เหมือนข้าราชการจะได้รับตำแหน่ง ก็ต้องมีผู้มีอำนาจส่งชื่อเข้าคัดเลือก ดังนั้นถ้าเขามองไม่เห็น โอกาสของเราก็จะไม่มี ซึ่งข้าราชการต้องมีกำลังใจรอคอย และค้นให้เจอว่าต้องการเป็นอะไร หากอยู่ในจุดเดิมแล้วไม่มีทางไปก็ต้องไปที่อื่น โดยอาจจะต้องย้ายกรมหรือย้ายงาน แต่สิ่งสำคัญอีกอย่างคือต้องไม่ทำอะไรข้ามหน้าเจ้านาย (Offside) เพราะจะทำให้นายตั้งแง่ อันจะทำลายโอกาสและความก้าวหน้าของเราเอง

3.จะเป็นใหญ่ต้องรู้หน้าที่และเล่นบทผู้กำกับการแสดง       

ทุกตำแหน่งงานมีบทบาทที่เราต้องรู้จักเล่นให้เป็น ซึ่งการเข้าสู่ตำแหน่งก็ยากแล้ว แต่การประคองตัวเองให้อยู่ในตำแหน่งนานๆ ยิ่งยากกว่า เราจึงต้องมีเทคนิคเพื่อรักษาเก้าอี้ สิ่งหนึ่งในองค์กรที่เราจะพบมาก คือบัตรสนเท่ห์ และเว็บบอร์ด ซึ่งจะเป็นที่ระบายอารมณ์ เป็นธรรมเนียมของข้าราชการไทยเมื่อถึงเดือนก.ค. จะเหมือนฤดูฝึกซ้อมโยกย้าย ดังนั้นส่วนราชการต่างๆ จะเริ่มเคลื่อนไหว เมื่อมาถึงเดือนส.ค. ตำแหน่งปลัดกระทรวงก็จะออกมา ส่วนเดือนก.ย. ก็จะเป็นอธิบดีและผู้อำนวยการสำนักต่างๆ ก็จะตามมาในเดือนต.ค. ฉะนั้นในเดือนก.ค.-ก.ย. เราก็จะเห็นบัตรสนเท่ห์เกลื่อนไปหมด เราจึงต้องรู้วิธีที่จะจัดการกับบัตรสนเท่ห์และเว็บบอร์ด ถ้าชื่อไม่จริงก็อย่าไปสนใจและต้องหนักแน่น ไม่เช่นนั้นจะเป็นการสร้างปัญหา

อย่างไรก็ตาม เมื่อเราต้องทำงานร่วมกับหลายคน สิ่งที่จำเป็นคือการแสดงวุฒิภาวะ โดยเฉพาะการควบคุมอารมณ์ร้าย เช่น อิจฉา โกรธ อาฆาต ข้าราชการต้องซ่อนอารมณ์เหล่านี้ไว้ แต่ควรจะมีอารมณ์ขันโดยมีเทคนิคคือต้องทำตัวเราเองให้ตลกอย่าไปใช้คนอื่นเป็นตัวตลกเพราะเขาจะไม่ตลกด้วย

4.สร้างวิสัยทัศน์และใช้กลยุทธ์ที่เข้มแข็ง       

คนที่มีวิสัยทัศน์จะมีทิศทางในการมองไปข้างหน้า ดังนั้นคนมีวิสัยทัศน์จะมองได้ทะลุ ซึ่งจะทำให้เรามีเป้าหมายในชีวิตที่ดี วิสัยทัศน์เป็นเหมือนการทำแผนที่ ถ้าเราอยากจะไปให้ถึงดวงดาว เราต้องทำแผนที่เพื่อกำหนดทิศทางของเรา โดยมียุทธศาสตร์ว่าเราจะทำอย่างไร ซึ่งการสร้างวิสัยทัศน์ทำให้เราสามารถเพิ่มความเข้มข้นของการทำงานได้ ช่วงแรกๆ เราอาจจะทำงานแค่พอตัว แต่เมื่อถึงระยะหนึ่ง เราจะต้องทำโครงการที่ยากขึ้น ถ้าเราไม่พัฒนาตัวเอง และต้องทำงานที่ยากขึ้นและหนักขึ้น เราจะไม่สามารถบินได้สูง

ดังนั้น เวลาเราฝันจะต้องฝันที่จะเป็นเบอร์หนึ่ง เพราะจะทำให้เรามีแรงที่จะทำให้ดี สิ่งสำคัญในไม้เด็ดนี้คือหลายคนยังไม่เข้าใจตัวเอง ดังนั้นเราจะต้องมองให้ดีว่าตัวจริงเราคือใครเราฝันอยากเป็นใครและตัวตนที่คนอื่นฝันอยากให้เราเป็นคือใคร เราจึงต้องหาตัวตนและวางตำแหน่งให้ถูกเพื่อก้าวไปข้างหน้า

5.เสริมแรง เสริมศักยภาพการแข่งขัน       

สิ่งสำคัญในการทำงานคือเราต้องรักษาคุณภาพของเรา และพัฒนาตัวเองตลอดเวลา เพื่อเตรียมพร้อมที่จะแข่งขัน ซึ่งเริ่มต้นด้วยการสร้างความไว้วางใจ เราต้องทำให้คนอื่นไว้วางใจ โดยเฉพาะหัวหน้า ซึ่งทำได้โดยการทำงานแบบละเอียดถี่ถ้วนและถูกต้อง การนำเสนองานต่อผู้บังคับบัญชา อย่าสุกเอาเผากิน รวมทั้งอย่าทำงานข้ามขั้นตอนหรือล้ำหน้า

สิ่งสำคัญอีกอย่างที่จะทำให้ก้าวสู่ตำแหน่งผู้บริหาร คือต้องวางตัวมีวุฒิภาวะ มีความน่าเชื่อถือ อดทนอดกลั้น รวมทั้งต้องเป็นมิตรกับผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงาน

6.การบริหารในระบบคณะกรรมการ       

ประเทศไทยมักมีการบริหารงานในรูปแบบนี้เยอะ มีทั้งคณะอำนวยการ คณะกรรมการฝ่าย คณะอนุกรรมการ คณะทำงาน ซึ่งทักษะสำคัญในการบริหารงานแบบนี้คือทักษะในโต๊ะประชุม ซึ่งผู้บริหารต้องเก่งมาก ผู้เชี่ยวชาญการประชุมแบบนี้คือสตีฟ จ็อบส์ ผู้คิดค้นไอพอด เขาจะเปิดฉากด้วยการสร้างบรรยากาศ และปลุกความกระตือรือร้นของผู้ฟัง จากนั้นจึงแจ้งเนื้อหาว่าวันนี้จะมาพูดอะไร จากนั้นจึงใช้ตัวเลขสถิติที่มีความหมายเพื่อทำให้ผู้ฟังประทับใจ โดยพยายามทำให้สนุก ทักษะในโต๊ะประชุม คนที่พูดเก่งนำเสนอได้ดี นายก็จะชอบ ดังนั้นโต๊ะประชุมคือโอกาสของคนทำงาน

7.สร้างเครือข่าย กระจายงาน กระจายคน       

การทำงานคนเดียวย่อมไปไม่รอด ถ้าอยากให้ได้เนื้องานมากจะต้องมีเครือข่ายสำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ (สสส.) ถือเป็นองค์กรตัวอย่างที่ดีในการทำงานแบบเครือข่ายเพราะสสส. ได้เงิน 2% จากภาษีบุหรี่ หากใครต้องการทำโครงการเกี่ยวกับสุขภาพ สามารถมารับเงินจากสสส.ได้ แต่ใครที่รับเงินไป จะต้องแบ่งเงิน 5% ของที่ได้รับเป็นงบประชาสัมพันธ์ และเอาป้ายไปติดด้วยว่าโครงการนี้สนับสนุนโดยสสส. วิธีนี้คนทำงานก็ได้ผลงานและสสส.ก็ได้ผลงานด้วย สสส.ทำงานแค่ 5 ปี แต่โด่งดังมาก แต่การทำงานแบบเครือข่าย เมื่อทำไปนานๆ จะเริ่มติดยึดเป็นรูปแบบงานประจำ ไม่อยากเปลี่ยนแปลง จะเกิดคนที่มีอิทธิพลเหนือคนอื่น จึงต้องมีการกระตุ้นและปรับเปลี่ยน

8.สร้างความชอบธรรมบนพื้นฐานคุณธรรมและกฎหมาย       

คุณธรรมจะทำให้เราก้าวหน้าต่อไปในการทำงานได้ ซึ่งคุณธรรมที่ง่ายที่สุดคือระเบียบวินัย สามารถสร้างได้ทันที อีกเรื่องหนึ่งคือต้องแยกความถูกต้องกับความถูกใจให้ออก บางครั้งหากข้าราชการต้องทำงานให้ถูกใจฝ่ายการเมือง อาจจะต้องติดร่างแหมีความผิด แต่ควรยึดความถูกต้อง แม้บางครั้งหมายถึงการไม่ได้ตำแหน่งที่ใฝ่ฝัน รวมทั้งเราต้องเข้าใจกฎหมายพื้นฐานเพื่อให้ทำงานได้ราบรื่น แต่ทั้งนี้ต้องไม่เถรตรง เพราะงานจะไม่ยืดหยุ่น

9.ฝึกทักษะใหม่ จัดการความรู้ จัดการความคิด       

หากต้องการให้องค์กรเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ต้องเริ่มต้นจากการเขย่าให้รู้ตัวว่าองค์กรกำลังเกิดปัญหาอะไร สถานการณ์เป็นอย่างไร ขั้นตอนต่อไป คือเชิญบุคคลภายนอกมาบรรยาย เพราะหากเทศนากันเอง อาจจะเบื่อ และประสานกับวิทยากรว่าเราต้องการให้มาแนะนำอะไร เมื่อเรียนรู้ก็ให้มีการถ่ายทอด เพื่อให้รู้กันทั่วองค์กร จากนั้นอาจจะไปเรียนรู้นอกองค์กร

ฝึกคิด 10 แบบ คือคิดวิพากษ์หาจุดดีจุดอ่อน คิดวิเคราะห์ คิดสังเคราะห์ คิดเปรียบเทียบ คิดเชิงมโนทัศน์ คิดแบบประยุกต์ คิดเชิงกลยุทธ์ คิดบูรณาการ คิดสร้างสรรค์ คิดเชิงอนาคต

10.เพิ่มประสิทธิภาพได้เมื่อใช้เทคโนโลยี       

การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการของผู้บริหารยุคใหม่ เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะเทคโนโลยีช่วยให้ทำงานได้เร็ว สามารถวิเคราะห์ประมวลผลข้อมูลจำนวนมากได้ และสื่อสารได้กว้างขวาง ดังนั้นอย่ามัวให้ลูกน้องมาช่วยสั่งงานที่เกี่ยวกับไอที เราต้องทำเองได้

11.เขียนรายงานให้ดี เขียนชี้แจงแสดงความก้าวหน้า       

ถ้าเราไม่รายงานการทำงาน เหมือนเราปิดทองหลังพระ เราจึงต้องรู้จักรายงาน แต่ต้องรู้จักแยกข้อเท็จจริงและความคิดเห็น ดังนั้นเวลาเสนอข้อมูลต้องจำแนกให้ชัดว่าเสนออะไร เพื่อไม่ให้สับสน ทั้งนี้สำหรับข้าราชการ คนที่เขียนรายงานเก่ง คือเสนอเข้าคณะรัฐมนตรีและได้รับอนุมัติงบประมาณ คนที่ประสบความสำเร็จ คือคนเขียนโครงการขนาดใหญ่ ใหม่ และยากได้

12.ต้องโฆษณาประชาสัมพันธ์ สร้างสรรค์ภาพลักษณ์       

ข้าราชการหากอยากก้าวหน้าต้องทำงานที่หัวหน้างานมอบหมายมาให้สำเร็จ จากนั้นต้องบอกกล่าวหรือประชาสัมพันธ์ผลงานของตนเองให้คนอื่นรับรู้ มิฉะนั้นคนจะไม่รู้ว่าเรามีส่วนมากน้อยแค่ไหนกับผลงานที่ประสบความสำเร็จ ส่วนผู้บริหารก็ต้องประชาสัมพันธ์ เพื่อให้คนรู้ว่ามีผลงาน ให้คนรู้ว่าองค์กรเรายังมีอยู่ และทำภารกิจอะไร ทั้งยังเป็นโอกาสให้ชี้แจงข้อขัดข้องต่างๆ ด้วย

ที่มา : http://elib.fda.moph.go.th/library/default.asp?page2=subdetail&id=22776